Årsmøter på digitalt vis
I disse tider er det selvsagt vanskelig å få gjennomført årsmøter. Kollegiet anbefaler fortsatt å utsette saker dersom det er mulighet for å gjøre det, uten at det blir en for stor driftsutfordring. Når det er sagt så vet vi enda ikke hvor lenge det er til man har mulighet til å ha fysiske møter og det virker som teknologien har kommet så langt at disse digitale møtene ikke lenger er umulige. Vi i Organisasjonskollegiet ønsker derfor å dele tips og anbefalinger for å hjelpe dere som ønsker å gjennomføre et digitalt årsmøte, eller andre større møter.
Saksbehandling i digitale møter
Når man har landet på hvilke saker det er nødvendig å ta opp på et digitalt møte er det viktig å tenke nøye gjennom hvordan sakene skal behandles. Digitale møter har noen særpreg som kan påvirke hvordan man behandler saken. Deltakernes fokus og “møtekondis” kan være dårligere og kvaliteten på diskusjonen kan fort blir svekket. Digitale møter bør derfor være vesentlig kortere enn ordinære møter, og saker som behandles bør være minimal.
For å gi best mulig saksbehandling i møtet bør saker som legges fram være godt gjennomarbeidet og forberedt. Sørg for at det kommer tydelig frem hvorfor man behandler saken og hva som er sakens kjerne. Gi deltakerne i møtet god mulighet til å forberede seg i forkant av møtet gjennom sakspapirer, diskusjonskvelder, videopresentasjoner eller lignende. Terskelen for å ta ordet i et digitalt møtet kan være høyere enn i et vanlig møte, forberedelser kan forebygge at dette forringer kvaliteten på møtet.
Når det kommer til den faktiske saksgangen i møtet anbefaler vi at man prøver å gjøre denne som vanlig. Det er mer forutsigbart for deltakere, arrangører og møteleder. Selv om det kan være fristende å snu litt om på ting når man jobber digitalt er det viktig å huske at ting ikke blir bedre bare fordi de er annerledes. De fire stegene for saksbehandling i møter er som alltid:
Innledning/sakspresentasjon (den/de som har forberedt saken legger den fram for møtet)
Spørsmål til saken (møtes deltakere får oppklart faktaene i saken og ryddet uklarheten av veien)
Diskusjon (og nye forslag til saken, om dette er tillatt)
Vedtak i saken (her finnes det som en lang rekke verktøy som kan tas i bruk. De fleste saker har ikke hemmelig avstemning, og det er mulig å gjennomføre ved f.eks en digital håndsopprekning.)
Valg av videokonferanse-verktøy
Ved mindre møter for færre personer har vi hatt stor suksess med Whereby. På whereby er det gratis med rom for 4 personer men koster penger for større grupper.
I større forsamlinger, slik som årsmøter eller lignende anbefaler vi Zoom, som studenter ved NTNU kan få gratis for opp til 300 deltagere via ntnu.zoom.us
Zooms gallery view gjør det enkelt å se så mange av deltakerne som mulig sin video samtidig. Zoom er også blant de verktøyene som er enklest å bruke, noe som blir spesielt nyttig når man skal ha veldig mange deltagere på møtet. Dette er verktøyet som har gitt oss de beste brukeropplevelsene både på samtalekvalitet og administrasjon.
Det har vært noe prat i media om sikkerhetsproblemer tilknyttet zoom. Vår tolkning er at problemene enten er fikset eller ikke farlige nok til at det er noe problem å bruke zoom over andre verktøy. Her er en artikkel med mer informasjon så man kan gjøre vurderingen selv.
Vi har satt sammen et sett med zoom-vett-regler, som kan sendes ut til deltakerne av møtet. (Link)
Ordstyring på Zoom
Det meste av arbeidet til ordstyrer burde være relativt likt på digitale møter som man er vant med fra fysiske møter, men det er problemer som oppstår og vi har samlet noen problemstillinger med tilhørende råd.
Det største problemet er hvordan deltakerne skal tegne seg til talelisten. Dersom det er så få deltakere på møte at alles videostrøm kan vises på en skjerm så kan man bruke håndtegn som vanlig. Da er det bare viktig å si tydelig ifra om at man må vise håndtegn frem til kamera, da det kan være vanskelig å se tegnene på video. For at dette skal fungere skikkelig bør ordstyrer og bisitter være host eller co-host
Om det er flere deltagere enn ordstyrer kan ha på sin skjerm blir man nødt til å finne en alternativ løsning. Vår foretrukne løsning er en kombinasjon av raise-hand funksjonen i zoom, og bruk av chatten.
Dersom man trykker på participants får man opp en sidemeny del deltakere kan raise-hand. Deltakeren får da et hånd-symbol ved siden av navnet sitt i listen. Ordstyrer skriver deltakeren i talelisten og fjerner raise-hand statusen. Dersom en deltaker ønsker en til-orden, replikk eller svar-replikk så kan det gjøres ved å skrive i zoom-chatten direkte til ordstyrer. Vi anbefaler at Zoom-chatten ikke brukes til annen diskusjon, ettersom dette kan forstyrre flyten i møtet .
Om man ikke bruker zoom, men fortsatt er for mange mennesker til å bruke vanlige håndtegn anbefaler vi at man oppretter en chat som brukes eksklusivt til å tegne seg til talelisten. Vi foretrekker Zooms eget system fordi en slik chat fort kan bli uoversiktlig.
Valg
Når man skal avholde valg digitalt bør man ha avklart flere ting på forhånd:
Hvem er stemmeberettigede aka. Hvem skal stemme i valget? Vanligvis er det kun de oppmøtte på årsmøte som skal ha mulighet til dette.
Hvilken valgprosedyre skal man ha, må man tilpasse den man vanligvis bruker? En lukket appell vil f.eks være frarådet, ettersom dette lett kan omgås og er upraktisk å gjennomføre digitalt. Vi anbefaler en enkel 1 minutt appell fra alle kandidatene, etterfulgt av en sprsmålsmålsrunde med en gitt tidsbegrensning og avsluttende appell på 30 sekunder.
Som NTNU-student har man tilgang på et Nettskjema, et verktøy for digitale spørreskjema som også kan brukes til valg. Dette anser vi som den tryggeste gratisløsningen for ordinære valg. Dersom det skal gjennomføres preferansevalg anbefaler vi å investere i en løsning som for eksempel electionbuddy eller opavote.
Ved slike digitale valg er det viktig at kun stemmeberettigede har mulighet til avgi stemme. Det vil si at det ikke burde være en link som kan deles utenfor møtet. Dette sikres ved å bruke “Kun inviterte” funksjonen i Nettskjema. Nettskjema kan også settes opp slik at valget er helt anonymt. Se utfyllende guide for dette under.
Ved bruk av Nettskjema er det et par viktige ting som er viktige å tenke på:
Du trenger e-postadresser til alle som skal stemme. Ikke bruk mailinglister. NTNU-adresser kan genereres fra brukernavn. Lagre disse i et format det er enkelt å kopiere fra, hvor det er en epostadresse per linje. For eksempel i excel eller lignende.
Det kan være lurt å sette opp alle valgene på forhånd, også bare legge inn kandidatene under valgene.
Kjør også gjerne et test-valg på forhånd.
Vi har laget en guide om hvordan man kan sette opp, og gjennomføre valg med bruk av Nettskjema: Her
Diskusjonssaker og workshops
Noen saker som blir tatt opp på årsmøte med hensikt å få tilbakemeldinger fra foreningen, forslag til nye ideer og saker, eller lettere diskusjoner som ikke behøver en konkret avklaring i møtet. Dette ser vi på som litt vanskeligere digitalt enn fysisk, men det er fortsatt mulig å gjennomføre.
Takket være det Zooms Breakout Rooms funksjonalitet er det ingen problem. Ved hjelp av dette kan møteleder dele opp møtet i et valgfritt antall arbeidsgrupper (mindre Zoom-rom) for en gitt tid. Møteleder får samtidig tilgang til å stikke innom de ulike rommene for å høre hvordan de ligger an, i tillegg til å sende felles beskjeder til alle via chat-funksjonen.
Dersom det er saker som ikke kan utsettes, og krever diskusjon på et større møte/generalforsamling, anbefaler vi å benytte seg av Breakout Rooms under første fase av diskusjonen. Dette gjør det enklere å inkludere alle deltakere i møtet, det fungerer som et fint avbrekk fra den ordinære møtestrukturen, og diskusjonen rundt saken vil gå mer effektivt og flyte bedre når det diskuteres i mindre grupper først. Etterpå kan de som ønsker dele de mest relevante argumentene med resten av møtet.
Oppsummering
Å gjennomføre årsmøter digital er ikke optimalt, men for mange er det viktig for å sikre driften i foreningen. Det er mulig å få gjort de nødvendige valgene og behandlet de viktige sakene med dagens digitale løsninger, men dette endrer rammene for møtet. Ved digitale møter er det enda viktigere med gode forberedelser, både fra deltakere og fra møteverter. Vi håper våre tips og anbefalinger hjelper til med å få gjennomført deres årsmøte på en god måte, men ikke nøl med å ta kontakt dersom det er noe uklart.Vi stiller fortsatt opp som ordstyrere dersom det er ønskelig, også digitalt.
Vi i Organisasjonskollegiet savner interessante debatter og spennende valg, og kan ikke vente til vi får lede deres årsmøter og generalforsamlinger igjen. Dette er en tøff tid også for foreninger, men samholdet mellom mennesker gjennom foreninger har aldri vært viktigere! Stå på, vi ses snart.