Vedtekter
Vedtektene er organisasjonens “grunnlov”. Her står det hva organisasjonen er, formålet med organisasjonen, hvem som er medlem og overordnet om hvordan den fungerer. Vedtektene er ulike fra organisasjon til organisasjon, men følger gjerne en viss struktur. Dokumentet bør være slik at de er lett å forstå, også for nye medlemmer av organisasjonen. Det bør være et mål å ha så tydelige vedtekter som mulig.
Organisasjonskollegiet har laget en mal for vedtekter som en ment å kunne brukes til ulike organisasjoner. Denne inneholder en del veiledende tekst som sier noe om beste praksis for utforming av vedtekter. Malen er til fritt bruk, men vil alltid måtte tilpasses den aktuelle organisasjonen. I avsnittene under utdyper vi noen viktige tema.
Å endre vedtekter
Vedtektene står over alle andre dokumenter og bestemmelser i en organisasjon. Kollegiet anbefaler derfor at man endrer i vedtektene så sjelden som man kan. For mer spesifikke ting som man vil kunne endre oftere og enklere bør det opprettes underliggende dokumenter som stillingsinstrukser for styret, økonomireglement, forretningsorden for møter osv.
Det er vanlig å ha et strengt flertallskrav for å endre vedtektene. Da benyttes ofte et kvalifisert ⅔ flertall, altså at mer enn to tredjedeler av de som er tilstede og som har stemmerett stemmer for at endringen skal gjøres. Dette sikrer at vedtektene har bred forankring hos medlemmene.
Vedtektene opprettes når organisasjonen stiftes. Etter dette gjelder vedtektene for hele organisasjonens levetid. Det er altså ikke slik at man kan erstatte vedtektene med et helt nytt dokument, men man gjør endringer i det gjeldende dokumentet. Vedtektene vil sånn sett alltid være “det samme dokumentet”.
Definisjoner og flertallsformer
I starten av vedtektene er det vanlig med en paragraf null som definerer de sentrale begrepene som brukes i vedtektene og de flertallsformene som benyttes ved avstemninger. Ved å ha definisjonene i startet og bare på ett sted sikrer man at dokumentet blir lett å forstå og man unngår flere motstridende definisjoner og forklaringer av samme begrep.
Flertallsformer definerer hva kravet til antall stemmer er for å oppnå et flertall. Flertallsformer varierer både i antall stemmer for og imot et forslag, og hvordan man forholder seg til de som ikke stemmer blankt/avholdende (ikke for eller mot). Kollegiet anbefaler at man bruker så få flertallsformer som mulig og har i malen lagt inn de tre mest brukte flertallsformene. Hvilken som benyttes avhenger av hvor enkelt man vil det skal være å vedta noe.
Simpelt flertall - Det er flere stemmer for enn mot. Avholdende teller ikke
Kvalifisert flertall - Mer enn halvparten av de stemmeberettigede tilstede stemmer for
Kvalifisert 2/3 flertall - Mer enn 2/3 av de stemmeberettigede tilstede stemmer for
Organisasjonens navn
Tidlig i vedtektene bør man fastsette hva organisasjonen heter og eventuelle lovlige forkortelser som kan brukes i ulike settinger. Om organisasjonen skal registreres i offentlige register som Brønnøysund er det viktig at former som er i vedtektene er den samme som man registrerer. Dette er registrene strenge på.
Formålet for organisasjonen
Alle organisasjoner finnes av en grunn. Formålet med organisasjonen bør fremkomme tydelig i vedtektene. Paragrafen kan si noe om hvem man jobber for og noe om hva slags aktiviteter man driver med. Det finnes like mange formål som det finnes organisasjoner, men det er viktig å være kortfattet og tydelig. Formålet er spesielt viktig om man skal søke støtte fra ulike støtteordninger, tilknytte seg en paraplyorganisasjon eller på andre måter må bevise at man er det man utgir seg for.
Medlemsskap
Medlemmene i organisasjonen er de som i praksis er organisasjonen. Det er disse som har stemmerett i møter og har visse rettigheter i organisasjonen. Å definere dette tydelig er derfor veldig viktig. Paragrafen bør si noe om hvordan man melder seg inn og ut, samt regulere en eventuell medlemsavgift.
Det er viktig å ha en medlemsregister. Både for å vite hvem som har hvilke rettigheter, men også for å kunne dokumentere at man representerer så mange som man sier.
Medlemsskap krever alltid samtykke. Ved medlemmer under 18 år må man vurdere samtykke.
Opplysninger er fortrolig informasjon. Denne må aldri ligge åpent tilgjengelig og GDPR krever at man har et system for hvordan man mottar, oppbevarer, bruker og sletter informasjon om medlemmer. Les dere opp på dette.
Kontingent/medlemsavgift kan kreves inn som man selv vil. Studieår eller kalenderår er valgfritt, men kalenderår kan være enklere i regnskapene.
Mal for vedtekter
Vi har laget en mal for vedtekter i studentorganisasjoner som alle kan bruke fritt