Referat
Et referat er en nedtegning av det som har blitt gjort og bestemt i et møte. Man skiller ofte mellom referater (det meste som har blitt sagt i et møte) og protokoller (kun det som ble bestemt i møtet). Disse brukes likevel ofte om hverandre i studentfrivilligheten.
Det finnes mange måter å føre et referat på. Kollegiet har laget en mal som primært er ment for større møter som generalforsamlinger og valgmøter. Oppsettet kan likevel godt brukes i styremøter eller andre hyppigere møter. Malen kan fritt brukes av de som måtte ønske det. I avsnittene nedenfor redegjør vi for noen ting det er lurt å ha med seg i rapportskrivingen.
Formelle ting
Referatene er viktige for organisasjonen og man bør derfor sørge for at det er lett å finne ut når referatet er fra, hvilket arrangement det var snakk om og lignende. Avhengig av hvordan referatet er tenkt brukt er det en del formelle ting som bør være med. Ved generalforsamlinger/årsmøter/valgmøter anbefaler vi at man benytter feltet for protokollunderskrivere. Her kan to deltakere fra møtet underskrive på at referatet gjengir det som har skjedd i møtet på en korrekt måte. Ved styremøter er det mer vanlig at man ved starten av hvert møte godkjenner referatet fra forrige møte.
Et referat bør inneholde:
Navn på organisasjonen
Dato for møtet
Godkjenning av innkalling
Godkjenning av dagsorden/planen for møtet
Deltakerne på møtet
Navn på personer som eventuelt ble valgt
Tidspunkt for åpningen og lukkingen av møtet
Navn på og signatur fra referent
Organisasjonens logo eller annet kjennetegn
NB. Det er vanlig med møtekritikk fra hvert møte. Denne runden tas gjerne etter at møtet er lukket. Beste praksis er å føre denne i et eget dokument som gis til organisasjonens styre eller arrangørene. Dette fordi møtekritikken gjerne går på gjennomføringen av møtet og ikke de formelle tingene som referatet ellers omhandler. Sånn info trenger f.eks. ikke ligge tilgjengelig i offentlige arkiv.
Å skrive referat
Avhengig av type møte anbefaler kollegiet at man holder gjengivelsen av debattene som har vært til et minimum i referatet. Det er vedtakene man har fattet som er av interesse for ettertiden, ikke debattene. Dette fordi det er vedtakene som er bindende og skal styre organisasjonen, ikke hva person x har sagt. Slike gjengivelser blir ofte subjektive og lite nyttige.
Vedtakene som fattes må komme tydelig fram i referatet. Beste praksis er å synliggjøre dette gjennom et linjekskift og en overskrift “Vedtak:”. Slik blir det enkelt for leseren å finne de beslutningene som er blitt gjort.
Det er ulik praksis i studentfrivilligheten når det kommer til å skrive ned stemmetallene fra avstemningene. Man bør likevel ha et bevisst forhold til hvor mye slik info man vil ha i referatet og hvor nyttig denne er. Studentdemokratiets praksis er å verken skrive ned stemmetall fra vedtak eller valg. Man kan om ønskelig indikere enstemmighet ved å skrive “Enstemmig valgt” eller “Enstemmig vedtatt”. Dette er likevel ikke informasjon av betydning, da et vedtak med stort nok flertall er vedtatt uavhengig av marginen.
Å lagre referat
For å sikre at referatet står seg over tid og kan være til nytte i fremtiden anbefaler kollegiet tre grep.
Lagre alle referat på et sted hvor sjansen for at de blir slettet ved uhell er minimal
Lagre referatene på en form som er lett å navigere i. Eks. “åååå.mm.dd Generalforsamling Delta”
Lagre referatene i et format som ikke er lett å skrive over eller endre og som står seg uavhengig av leseverktøy. Eks. .pdf
Last ned mal
Vi har laget en mal for referat som alle kan bruke fritt