Forretningsorden
En forretningsorden er et dokument som regulerer hvordan et møte eller en forsamling skal foregå. Dersom det ikke foreligger en forretningsorden bruker man som regel en blanding av sedvane (hva som er gjort før), organisasjonens vedtekter og ordstyrers forslag. Det er for ordenhets skyld nyttig å ha en forretningsorden for å skape kontinuitet og forutsigbarhet.
Veiledning
Ting som bør addreseres i en forretningsorden: konstitueringer, saksgang, debattregler, og valg. Der er ulikt detaljnivå og innhold i alle forretningsorden, dette avhenger som oftest av sedvane, kultur, og behov. Dersom din organisasjon skal utforme forretningsorden, spør oss gjerne om å holde et kurs.
I denne presentasjonen finner du en konsentrert versjon av denne informasjonen.
Konstitueringer
Første del av møte skal bestå av konstitueringen. Her skal forsamlingen velge personer til utvalgte roller som skal være med å gjennomføre møtet, samt godkjenne dokumentene som ligger til grunn for møtet. En liste over vanlige ting å konstituere:
Personer som skal velges:
Ordstyrer
Referent
Tellekorps
Parafer (protokollunderskrivere)
Det er vanlig at disse personene er eksterne, og/eller ikke har stemmerett. Dette gjelder spesielt for ordstyrer og tellekorpset.
Dokumenter som skal godkjennes:
Innkalling
Dagsorden
Noen andre ting som kan konstitueres: stemmeberettigede, gjester, forretningsorden, referat fra tidligere møter.
Saksgang
Saker er tema eller tiltak som behandles i et møte. En typisk behandling består av følgende deler:
Innledning om saken (1-3 min)
Spørsmål til saken (1-10 min)
Debatt
Votering
Endringsforslag/tilleggsforslag
De fleste organisasjoner opererer med at forslag til endring eller tillegg må offentliggjøres i god tid før møtet. Dette gir forsamlingen tid til å forberede seg på forslaget, og gir som regel mer gjennomtenkte forslag.
I andre organisasjoner er det lov å komme med forslag under debatten. Disse kan leveres skriftlig til ordstyrer, og leses opp til forsamlingen eller vises på skjerm fortløpende. En slik ordning kan gi uforutsette kompliserte voteringer, og det bør settes av ekstra tid dersom man forutser at det vil komme forslag.
Voteringsorden
I en sak kan det komme mange forslag til endringer eller tillegg. Når saken skal vedtas må alle disse endrings- og tilleggsforslagene behandles på en hensiktsmessig måte. For å gjøre dette settes det opp en voteringsorden spesifiserer hvilken rekkefølge forslagene skal voteres over (stemmes over). For å sette opp en standard voteringsorden gjelder følgende prinsipper:
Forslagene behandles kronologisk etter hvor de er i dokumentet
Dersom det er flere forslag som berører samme setning/avsnitt/tekst er det flere måter å gjøre det på.
Basert på mest ytterliggående: Man behandler det forslaget som er mest ytterliggående først. Hva som er det mest ytterliggående forslaget avgjøres av ordstyrer, og legger til grunn hvilket forslag som medfører mest endring, eller anses mest kontroversielt. Dersom dette forslaget vedtas, faller de andre forslagene som konsekvens. Dersom dette forslaget avvises, går man videre til det nest mest ytterliggående forslaget. Og sånn fortsetter man til alle forlagene er behandlet.
Cup-votering: Ved mange endringsforslag som omhandler det samme, kan man sette opp en cup. Forslag settes sammen i par. Så stemmes det over forslag parvis. Vinnerne fra parene settes sammen i nye par som igjen stemmes over. Dette fortsetter til ett forslag står igjen. Til slutt stemmes det for om man vil vedta vinneren av cup’en.
Eksempel: 4 forslag er sendt inn: A, B, C, D. 2 par dannes: A-B og C-D. Først stemmes det for A eller B og A får flest stemmer. Deretter stemmes det for C eller D og D får flest stemmer. Så stemmes det over A eller D. D får flest stemmer og er dermed vinner av cup’en. D er derimot ikke vedtatt, så til slutt stemmer man om å vedta forslag D eller ikke. Om forslag D ikke får flertall, så har generalforsamlingen bestemt at man ikke ønsker å gjøre noen endringer. Om forslag D får flertall, så har man endret forslaget som ligger til grunn for avstemningen.
Forslaget må settes opp mot enten innstillingen eller gjeldende dokument.
Debattregler
Ved å sette regler for debatt er man med på å skape et trygt og saklig debattklima hvor forsamlingen kan bevare en god tone samtidig som man nærmer seg en konstruktiv konklusjon. Debattregler består hovedsaklig av to ting: møtetegn og taletid.
En vanlig standard for møtetegn med taletid er:
Innlegg - 1 finger - 2 min
Replikk til et innlegg - 2 fingre - 1 min
En replikk er en kommentar til et innlegg som skal belyse en uenighet.
Forsøk å unngå gjentagelser ved replikkordskifte
Det er ikke lov med replikk på replikk, med unntak av svarreplikk på replikker til eget innlegg.
Saksopplysning - T tegn
Akklamasjon gjøres ved ett klapp, og brukes for å vise markant enighet ved valg eller bestemmelser som ikke krever stemmesedler.
Det er også vanlig å spesifisere ordstyrers muligheter for å innsnevre taletid, og fremgangsmåte for å justere dagsorden.
Når talelisten er lang, og den avsatte tiden er kort, er det vanlig at ordstyrer setter strek. Dette betyr at man stopper adgangen til å tegne seg til innlegg på talelisten. Det er også mulig for ordstyrer å sette kontant strek som innebærer en sletting av talelisten, og en kontant avslutting av debatten. Slike tilfeller bør reguleres av forretningsorden.
Valg
For å gi kandidatene og generalforsamlingen stabile og forutsigbare rammer for personvalg er det viktig at disse er spesifisert før valget.
Vanligvis følger man en slik oppbygging:
Innledning om verv/posisjon
Kandidater til valget gjør seg til kjenne
Startappell - kandidatene får 1-3 minutter til å presentere seg
Utspørring med spørsmål fra forsamlingen
Sluttappell - kandidatene får 1-3 minutter til å si noen avsluttende ord
Valg
Telling av stemmer
Presentasjon av resultat
Ting man bør tenke på, og helst spesifisere i en forretningsorden er:
Kandidater - Kandidater kan meldes inn på forhånd og melde seg under møte. Dette reguleres av reglement/vedtekter, men det er vanlig at man kan melde seg helt til man skal starte voteringen. Dersom det er kandidater som ikke kan være tilstede på møte, er det mulig å dele ut en skriftlig kandidatpresentasjon til forsamlingen eller noen kan tale på kandidatens vegne.
Utspørring - Under utspørring kan forsamlingen stille kandidatene spørsmål. Det er vanlig å la spørsmålsstiller få 0,5-1 minutt på å stille spørsmål, og kandidaten får 1-2 minutter til å svare. I noen organisasjoner er det vanlig å spørre ut hver enkelt kandidat, det vil si at de andre kandidatene ikke får høre på svarene. Dette kan gjøres på ulike vis. Noen velger å utspørre en kandidat om gangen, mens de andre står på gangen. Andre velger å la de kandidatene som ikke svarer høre på musikk. Det er fordeler og ulemper med alle disse metodene, spør oss gjerne om råd om hva som passer for dere.
Offentliggjøring av stemmetall - Skal forsamlingen vite hvem som fikk hvor mange stemmer, og om dette skal protokollføres. Av hensyn til kandidatene er det vanlig å fortelle de hvor mange stemmer de fikk, dersom de personlig etterspør dette, men ellers holde valgtallene hemmelig.
Ugyldig valg - Dersom man har et valgsystem som krever at en kandidat får over 50% av stemmene og det er mangel på kandidater, eller kandidatene som har stilt ikke når valgtallet, bør det være en prosedyre for hvordan en slik situasjon skal håndteres. De to vanligste alternativene er: Utsette saken til en senere (ofte ekstraordinær) generalforsamling, eller gjennomføring av valget på nytt.
Eksempler
Her er forskjellige eksempler på forretningsorden som kan brukes som inspirasjon: Linjeforeningen Online, Stortinget, NSO.
Last ned mal
Vi har laget en mal for forretningsorden som alle kan bruke fritt